È il momento di pulire la tua mailing list: i passi per liberarti di indirizzi inutili

Quando si parla di marketing quello che si cerca di ottenere è un rapporto diretto con un’altra persona, che può essere effettivamente interessata a quello che offri, e uno dei modi con cui si raggiunge questo contatto è attraverso le mailing list.

Ma, con il passare del tempo, all’interno degli elenchi degli indirizzi delle mailing list finiscono in realtà molte altre tipologie di indirizzi.

Perché non tutti gli utenti, per esempio, lasciano il proprio indirizzo reale e ne inventano uno temporaneo solo per guardare ciò che offri gratuitamente senza avere poi l’ingombro di altri messaggi nella casella di posta (un comportamento che può sembrare poco corretto ma che data la mole di spam che ogni giorno ciascuno di noi riceve è comprensibile).

Ci sono poi gli indirizzi che, nel frattempo, gli utenti hanno smesso di utilizzare e che quindi non servono a nulla. E la lista può andare avanti. Ripulire la tua mailing list è importante per sapere davvero con chi stai parlando e se le tue campagne di marketing hanno o meno l’effetto che vorresti avessero. Vediamo quindi cosa devi fare.

Perché pulire la mailing list?

In ogni momento di ogni giorno dell’anno viaggiano in rete miliardi di email. Alcune hanno senso, altre meno. Volendo partire da una motivazione che potrebbe non essere la tua motivazione principale, ripulire la mailing list significa che mandi in giro solo messaggi che hanno ragione di viaggiare nella rete e che quindi non sprechi inutilmente risorse.

Ogni email che viene mandata in giro, infatti lascia una sua piccolissima impronta di anidride carbonica perché consuma energia e risorse. Se la tua attività dichiara di essere amica dell’ambiente anche questo particolare andrebbe tenuto nel debito conto.

Passando ai motivi un po’ più tecnici, sfoltendo la mailing list troverai solo quegli utenti che sono effettivamente interessati a ciò che offri. Mandare messaggi a chi è interessato a riceverli aumenta le performance anche in termini prettamente numerici e ti aiuta a sapere se quello che stai facendo funziona.

Se poi i tuoi messaggi raggiungono persone interessate ottieni più click per ciascun messaggio. Tutto trova quindi un suo focus, forse più ridotto ma di certo più centrato. Da ultimo non va sottovalutato l’aspetto psicologico di chi riceve le email. Se qualcuno si è iscritto ma poi non è interessato i tuoi messaggi nella casella di posta potrebbero risultare fastidiosi.

Eliminando per esempio chi non ha mai aperto una tua email aiuta a non dare fastidio a chi non vuole avere, per ora magari almeno, rapporti con te.

Queste sono le motivazioni per cui andrebbe eseguita la pulizia. Ma come si effettua poi questa pulizia? Quali sono gli indirizzi che devi stanare? E poi, vanno eliminati tutti insieme?

Come si pulisce la mailing list

Abbiamo già accennato ad alcune categorie di indirizzi email che dovresti eliminare. Scorrendo la lista degli indirizzi devi trovare per esempio quelli temporanei oppure quelli che sono stati palesemente creati sul momento, rispettando solo il format che prevede la presenza del segno della chiocciola ma che in realtà non sono indirizzi email esistenti.

Si tratta di quegli indirizzi che gli utenti adottano quando non vogliono poi ricevere realmente nulla. Vanno quindi eliminati. Ci sono poi quegli indirizzi e-mail che producono messaggi respinti e lo spam, che può arrivare se cedi alla tentazione di acquistare una lista di indirizzo email (una pratica da evitare assolutamente).

Per ciò che riguarda gli indirizzi che generano un bounce, e che quindi non ricevono il messaggio, distinguiamo due tipologie di bounce: quello hard, che si genera se l’indirizzo email non è valido, e quello soft, che invece si innesca per un problema temporaneo che può generarsi a causa di una casella di posta piena.

Da controllare attentamente anche quegli indirizzi che sono stati probabilmente utilizzati da qualche membro di una società sfruttando i contratti generici messi a disposizione dalla società stessa. Inviare un messaggio di marketing a un indirizzo generico di contatto non ti darà nessun risultato.

Come però accennavamo prima, non sempre e non tutti gli indirizzi che sembrano non funzionare, esclusi quelli che tecnicamente non funzionano, vanno eliminati subito. Nel mare di email che si ricevono ogni giorno può infatti sfuggire quella di un servizio cui ci siamo iscritti perché eravamo interessati. Per gli indirizzi che non rientrano nelle categorie che abbiamo esaminato poco fa, prima di passare alla eliminazione, tenta di instaurare un nuovo contatto.

Puoi per esempio creare per loro un messaggio apposito con un bonus o qualcosa che li stimoli a interagire con i contenuti che stai offrendo. Nel caso in cui questi utenti dovessero rispondere positivamente avrei guadagnato nuovi indirizzi che sai funzionao. In caso contrario saprai per certo che puoi cancellarli.

Per quello che riguarda l’eliminazione fisica degli indirizzi che non ti servono puoi lavorare manualmente, esaminando con calma la tua mailing list, oppure affidarti ai servizi che offrono una analisi dettagliata di quello che c’è nell’elenco di indirizzi a cui arrivano le tue email di marketing.

Questi servizi sono pensati apposta per individuare rapidamente quegli indirizzi che non funzionano, per un verso o o per un altro, te li segnalano e ti aiutano quindi a mantenere la mailing list pulita e funzionale.

Perché la gente non ti dà il suo indirizzo email?

Un’analisi da fare prima della eliminazione dei contatti che non ti servono dovrebbe riguardare effettivamente la quantità di indirizzi temporanei, che sono il segnale di quegli utenti che non si sono convinti a lasciarti il proprio contatto reale.

Per ridurre la quantità di questi indirizzi devi lavorare su due binari. Per prima cosa devi assicurarti che quello che offri attraverso il tuo sito, e che quindi dovrebbe essere il primo biglietto da visita per poi convincere gli utenti a lasciare il proprio indirizzo mail, sia di qualità e rispetti ciò che vuoi gli utenti sappiano di te. Guadagnarsi la fiducia di un altro essere umano di questi tempi e online è estremamente complicato. Affidare il proprio indirizzo email ad un estraneo è un esercizio di fiducia e come tale lo devi trattare.

Oltre a quello che devi fare nel rapporto con gli utenti c’è poi quello che puoi attivare in termini di tecnologia per evitare che le persone utilizzino email temporanee. Il sistema più semplice è quello di avere una doppia verifica.

Se nel momento in cui si deve lasciare il proprio indirizzo email per ottenere ciò che si vuole si deve cliccare su un link che necessariamente arriva a quell’indirizzo email è chiaro che gli utenti dovranno utilizzarne uno che poi possono controllare.

Anche in questo caso, il tasso di utenti che si iscrivono attraverso questo sistema ti permette non solo di evitare di infarcire la tua mailing list di indirizzi inutili ma anche di scoprire se stai dando effettivamente motivo agli utenti di iscriversi.

Chi riterrà che questo passaggio ulteriore è solo un fastidio rientra comunque tra gli utenti che non avrebbero aperto nessuno dei tuoi messaggi. Chi invece decide volutamente di proseguire nel percorso di iscrizione più probabilmente sarà poi interessato ai messaggi successivi che riceverà nella sua casella di posta.