HelpDesk è uno dei sistemi più potenti e completi per il supporto clienti online utilizzato da oltre 5.500 professionisti e aziende.
Cosa lo ha reso così popolare?
Sicuramente la possibilità di gestire tutte le comunicazioni da un’unica piattaforma!
Ti spiego meglio. Hai mai pensato a quanto tempo trascorri saltando come un grillo da una piattaforma a un’altra, solo per rispondere ai messaggi dei clienti o di utenti che semplicemente richiedono una breve informazione?
- Controlli la mail;
- Controlli Messenger;
- Controlli Instagram;
- Controlli la chat sul sito;
- Controlli i messaggi dai form di contatto…
E quando hai risposto a tutti è già ora di pranzo. Un pranzo, però, rovinato perché intanto ti sei innervosito a causa degli utenti che pretendono una risposta istantanea.
Ma, tutto sommato, non offenderti, hanno ragione loro. Sei tu che gli hai detto “Scrivimi qui, contattami là, lascia un messaggio su, manda una mail giù… ti rispondo subito!”
Se hai perso tempo non è colpa dei tuoi utenti, è colpa del disordine nel dover rintracciare tutti i messaggi sparsi in mille piattaforme e strumenti diversi.
Magari hai anche già provato a utilizzare qualche strumento di per il supporto online, ma alla fine ci hai pure rinunciato perché era troppo complicato da far funzionare.
È vero, alcuni servizi di questo tipo sono molto disordinati (parlo per esperienza) e forse sei giunto alla conclusione che facevi prima a continuare a saltellare da una piattaforma all’altra.
E per di più, magari qualche volta ti sono sfuggiti dei messaggi importanti e, quando te ne sei accorto, hai dovuto perdere ancora più tempo per risolvere il disguido.
Beh, e se ti dicessi che ora puoi rendere la comunicazione con gli utenti e il supporto clienti molto più semplice e veloce?
E che risparmierai un sacco di tempo?
E che finalmente ti godrai il pranzo come si deve?
La soluzione ideale è HelpDesk e ti spiego subito perché.
HelpDesk è la piattaforma per il supporto clienti che rende la gestione dei ticket semplice, efficace ed efficiente, garantendo una comunicazione chiara e tempestiva con i clienti, senza perdere nemmeno un messaggio.
Come funziona HelpDesk
Vediamo come funziona HelpDesk e quali sono le sue caratteristiche che lo rendono perfetto per te.
Gestione dei ticket
HelpDesk ha una dashboard da cui puoi gestire tutti i messaggi che arrivano ai tuoi canali, cioè tutti i tuoi ticket.
Dall’elenco dei ticket è possibile applicare delle azioni rapide, come impostare una priorità da “Urgente” a “Bassa” oppure contrassegnarlo come spam. Puoi anche filtrare i messaggi in base a vari parametri, come ad esempio lo stato (aperto, chiuso, in attesa, risolto), la presenza di allegati, l’operatore a cui è stato assegnato.
Per rispondere a un messaggio, cliccaci sopra e avrai il campo per inserire la tua risposta, completo di tutte le classiche opzioni di formattazione di un qualsiasi editor di testo.
Sulla destra, invece, troverai una barra laterale con svariati strumenti utilissimi, tra cui la possibilità di assegnarlo a un team e a un operatore specifico, modificare lo stato o assegnare un tag.
Per velocizzare il tuo lavoro, puoi inserire delle risposte o parti di risposte predefinite, semplicemente digitando il simbolo “#” nel tuo messaggio e iniziando a scrivere la frase da inserire. Clicca quindi sul suggerimento per aggiunge al tuo messaggio l’intera frase in un istante.
Un’utilissima opzione presente su HelpDesk che difficilmente si trova in piattaforme simili è la possibilità di fondere più ticket dello stesso cliente in un unico ticket principale.
Spesso i clienti aprono nuovi ticket per porre nuove domande relative sempre allo stesso argomento. Farsi ripetere nuovamente tutte le informazioni o andare a cercare tutte le conversazioni passate non è la soluzione migliore. Con la funzione “Merge” puoi gestire con molta semplicità le richieste dello stesso utente.
Automazione del sistema di ticketing
Una funzione importantissima di HelpDesk, e forse quella che troverai più utile di tutte, è la possibilità di automatizzare molti processi.
Sono presenti diverse automazioni già preimpostate che comunque potrai personalizzare, oppure puoi crearne una nuova da zero.
Dovrai semplicemente impostare una condizione di partenza, che determinerà l’avvio dell’automazione, scegliendola da una lista in cui sono presenti, ad esempio, lo status del ticket, una parola chiave presente nel messaggio, un determinato periodo di tempo e molte altre.
Scegli quindi l’azione che dovrà essere svolta, ad esempio l’assegnazione del ticket a una determinata persona, l’aggiunta di un tag, l’invio di un messaggio di follow-up eccetera.
Collaborazione del team
Una funzione molto interessante e veramente utile è l’opzione “Privato”, che ti consente di inviare un messaggio a un tuo collaboratore per richiedere, ad esempio, supporto per la gestione del ticket.
Per utilizzare la funzione “Privato”, ti basterà attivare il selettore che trovi al di sotto del campo del ticket in cui digiti la tua risposta. Scegli quindi a chi inviare il messaggio e scrivi la tua richiesta.
L’operatore che la riceve diventa subito un “Follower” del ticket ed entrambi visualizzerete l’intera conversazione. Il cliente, invece, non potrà vedere i messaggi scambiati fra voi operatori.
Analisi e report dei ticket
La sezione relativa ai report ti sarà di grande aiuto per scoprire come puoi migliorare sempre di più la tua comunicazione con i clienti.
Innanzitutto, trovi un semplice grafico che ti mostra:
- Quanti ticket sono stati risolti nell’ultima settimana;
- Quanti ticket sono stati chiusi;
- Il tempo medio di risposta;
- Le percentuali relative ai feedback ricevuti.
Tutti questi dati sono poi riportati nei relativi report più approfonditi.
Personalizzazione della piattaforma
L’aspetto dei tuoi messaggi può essere completamente personalizzato, ad esempio puoi utilizzare font e colori che ricordano il tuo sito web. In questo modo, i tuoi clienti riceveranno risposte ben formattate, con il tuo logo e il tuo stile ben riconoscibile.
È inoltre possibile inserire una firma predefinita, diversa per ciascun operatore, nella quale puoi formattare il testo e inserire dei link. Potrai così concludere i tuoi messaggi in modo ancor più professionale.
Integrazioni di HelpDesk
Quello che hai visto finora potrebbe già averti aperto un intero mondo di possibilità, ma forse ti stai chiedendo come fanno tutti questi messaggi ad arrivare tutti su HelpDesk.
Te lo spiego subito presentandoti tutte le integrazioni disponibili.
HelpDesk si integra alla perfezione con le app e gli strumenti che usi tutti i giorni, ovvero:
- Form di contatto: inserisci nel tuo sito WordPress il form di contatto di HelpDesk per ricevere tutti i messaggi direttamente sulla piattaforma;
- Email: puoi aggiungere tutti gli indirizzi email che vuoi;
- Canali social: collega Facebook, Instagram, WhatsApp al tuo HelpDesk e rispondi direttamente dalla tua dashboard.
Configurare il collegamento fra questi strumenti e HelpDesk è molto semplice.
Ma non è finita qui!
HelpDesk, infatti, fa parte del gruppo “text|“, nel quale rientrano altri tre servizi che miglioreranno notevolmente il servizio di supporto ai tuoi clienti:
- LiveChat: uno strumento pratico e potente per gestire la chat sul tuo sito web;
- Chatbot: ti garantisce, con l’aiuto dell’intelligenza artificiale, il supporto clienti anche negli orari in cui l’attività è chiusa;
- Knowledge Base: software per la creazione di guide, manuali e tutorial supportato dall’intelligenza artificiale.
Un trio da non perdere per offrire ai tuoi clienti la migliore esperienza possibile.
Infine, HelpDesk si può integrare anche con Zapier, HubSpot e molti altri servizi.
Ti avevo detto che avresti potuto gestire tutto da un’unica piattaforma!
Perché scegliere HelpDesk
Le piattaforme che consentono di gestire più attività in un unico posto sono tante, ma non è per niente scontato che poi siano facili da usare.
Molti strumenti simili a HelpDesk, infatti, cercano di semplificare tutti i processi, ma il risultato è quello di renderli ancor più complicati.
HelpDesk riesce invece a tenere tutto perfettamente in ordine e ti aiuta davvero a gestire le comunicazioni con i tuoi clienti in modo semplicissimo, con un’interfaccia chiara e intuitiva.
Il costo parte da 29$ per operatore e puoi iniziare subito attivando una prova gratuita di 14 giorni.
Le grandi aziende con esigenze particolari possono richiedere un piano Enterprise personalizzato, che include anche delle sessioni di apprendimento con un formatore HelpDesk, un supporto tecnico personalizzato e perfino un’assistenza legale.
Conclusione
Hai visto, quindi, come HelpDesk possa essere un alleato affidabile per gestire le comunicazioni con i tuoi clienti, semplificare il supporto e ottimizzare la gestione dei ticket.
Non rimanere ancora lì a saltellare da una piattaforma all’altra! Attiva subito la tua prova gratuita di HelpDesk e non perdere altro tempo. Clicca sul link qui sotto per iniziare.
