Come scrivere un comunicato stampa?

Qualcuno potrebbe pensare che, nell’era digitale, il buon vecchio comunicato stampa non si usi più. Non è così, in quanto si tratta ancora di uno strumento di punta per le pubbliche relazioni, ma anche per la stampa, che li utilizza ancora come base per molti articoli.

Questo tipo di contenuto può ancora aiutarti a dirigere la conversazione e a trasmettere un messaggio coerente sia esternamente che all’interno del tuo stesso business.

Oggi vediamo cos’è un comunicato stampa, come scriverne uno e come diffonderlo nel modo più efficace.

Che cos’è un comunicato stampa?

Per prima cosa chiariamo l’oggetto della guida di oggi. Un comunicato stampa è un annuncio ufficiale trasmesso ad agenzie di stampa e giornalisti per informarli di una novità o di un evento importante. Visto che lo scopo è quello di aiutare giornalisti a comporre un articolo, il suo titolo dovrebbe contenere un verbo d’azione e il primo paragrafo dovrebbe fornire una sintesi del contenuto.

Un comunicato stampa dovrebbe inoltre essere sintetico, si parla in genere di una pagina o massimo due, scritte in un linguaggio chiaro. Lo scopo è quello di fornire abbastanza dettagli ai mezzi di informazione per pubblicare una storia basata sull’annuncio.

Anche se potresti essere tentato di abbellire la storia, rendendola più avvincente o mettendo in bella mostra i traguardi raggiunti dal tuo business, evita di farlo. I giornalisti non scriveranno la notizia in tono promozionale, quindi evita loro la fatica di doverla riscrivere.

Inoltre, i comunicati stampa sono di pubblico dominio e, oltre a esser disponibili per i giornalisti, lo sono anche per i clienti attuali e potenziali. Per questo non dovresti solo considerarli come dei mezzi per assicurarti copertura mediatica, ma anche come dei veri e propri elementi di content marketing.

Come scrivere un comunicato stampa

Passiamo adesso a vedere come redigere un annuncio per la stampa. La prima cosa da fare è riflettere sull’argomento. Hai qualcosa di importante e nuovo da dire? Deve trattarsi di una novità, non di un modo per risollevare le vendite di un prodotto che ultimamente arrancano. Per quello, puoi creare un’email per la newsletter o un video che illustra i benefici per i clienti da mettere sui social media.

Devi cercare una prospettiva interessante per rendere l’argomento o l’evento una notizia. Evidenzia cosa rende l’evento o il prodotto di cui parli interessante adesso per chi legge.

Ecco qualche occasione in cui produrre un comunicato stampa:

• promozione o assunzione di un nuovo dirigente aziendale
• rebranding
• assegnazione di un premio
• introduzione di una partnership o apertura di un nuovo ufficio
• lancio di un nuovo prodotto o sostanziale aggiornamento di uno già esistente.

Non riempire il testo di gergo e parolone che vanno di moda. Come le hai viste in giro tu, anche per i giornalisti non sono più una novità. Potresti cercare di attirare la loro attenzione usando la creatività: prova a includere nuovi dati, un video o un’infografica interessante, oppure una presentazione disponibile anche su SlideShare.

Come per qualsiasi tipo di contenuto, scrivi il comunicato stampa considerando il pubblico a cui ti rivolgi. In questo caso, l’obiettivo finale è la tua nicchia, ma stai scrivendo direttamente per gli editori e i giornalisti.

Adatta l’annuncio agli spettatori, agli ascoltatori o ai lettori della pubblicazione a cui invii il comunicato. Mentre la parte centrale resterà la stessa, potrai adattarne il titolo, il primo paragrafo o la citazione.

Le 5 regole d’oro di un comunicato stampa

Anche se il contenuto dipende dall’oggetto e lo stile dipende da quello che adotti per la comunicazione del tuo business e dall’audience a cui ti rivolgi, ci sono dei consigli che da considerare per scrivere un comunicato stampa vincente.

Scegli un titolo accattivante

Usa un verbo attivo per produrre un titolo interessante, incisivo ma breve. Devi convincere il giornalista a leggere il comunicato, quindi investi tempo nella scelta del titolo, se necessario. Non dimenticarti delle regole della SEO: assicurati di includere le parole chiave principali nel titolo, in modo che esso sia esplicativo del contenuto e ottimizzato per i motori di ricerca.

Si tratta di quello che determina se il tuo annuncio finirà nel cestino o verrà pubblicato.
Formatta il titolo in maiuscolo e grassetto, con i caratteri più grandi del resto del documento.
Il sottotitolo, in corsivo, è facoltativo e serve per fornire dettagli su chi/cosa, come, dove e perchè, completando il titolo.

Chiarisci subito di cosa si tratta

Inizia con luogo e data di invio del comunicato in grassetto. Poi utilizza il primo paragrafo per descrivere in modo sintetico ma completo l’oggetto del comunicato. Usa il metodo della piramide rovesciata per far capire subito a chi legge cosa aspettarsi dal resto del comunicato stampa. In molti non andranno oltre il primo paragrafo, quindi elimina elementi superflui e comunica in modo diretto la notizia.

Offri una citazione

Ricordati il pubblico primario a cui ti rivolgi: i professionisti dell’informazione che, speri, usino il comunicato stampa per scrivere un articolo o riferire la notizia. Avere dei dati o una citazione da personaggi chiave per il tuo business costituisce contenuto di valore, facile da condividere. Includi una o due citazione chiave che servano a enfatizzare il contenuto dell’annuncio.

Fornisci informazioni di contesto

Scrivere un comunicato stampa è un po’ come lavorare a un articolo. Devi annunciare una notizia e spiegare perchè è rilevante in modo oggettivo e informativo, senza fare promozione o includere dettagli non necessari.

Non dimenticarti delle informazioni di contatto e delle immagini

L’ultimo paragrafo è quello che più probabilmente verrà tagliato. Usalo per includere le informazioni meno necessarie, come approfondimenti, breve storia dell’azienda, ulteriori link, e recapiti (nome e cognome, numero di telefono, sito web, email e account social).

Includi anche delle immagini di alta qualità, in modo che i giornalisti non debbano perder tempo a cercarle e possano scegliere quella che preferiscono. Evita di inviare email pesanti o allegati che i giornalisti possono aver paura di aprire per evitare malware. Per questo, puoi caricare le foto su una piattaforma online, come Facebook, Flickr o TinyPic, e includere il link per visualizzarle.

Modalità di diffusione

Dopo aver riletto accuratamente il comunicato stampa, per assicurarti che sia comprensibile, privo di errori e che tutti i link funzionino correttamente, è ora di pensare alla sua diffusione.

1. Invia il comunicato tramite email ai vari giornalisti, incollandolo direttamente nel corpo del messaggio. Per farlo, utilizza un’email con il dominio del tuo sito, che appare più professionale.
2. Crea una lista di giornalisti a cui inviare il tuo comunicato stampa. Non inviarlo a tutti quelli che trovi, ma seleziona quelli esperti nel tuo settore o area, da contattare con un messaggio personalizzato.
   Invia il tuo annuncio con un giorno di anticipo ai giornalisti principali, concedendo loro più tempo in cambio di un embargo sulla pubblicazione dell’annuncio.
3. Prova a inviare il comunicato anche offline, tramite posta tradizionale. Differenziati usando canali tradizionali per contattare giornalisti che vengono bombardati ogni giorno da una valanga di annunci.
4. Non pubblicare l’annuncio allo scoccare di una nuova ora. Molte società e servizi di distribuzione come Business Wire programmano le pubblicazioni allo scoccare di ogni ora. Prova a distribuirlo a orari meno consueti, come le 13:12, le 16:22 e così via.
5. Condividi la copertura mediatica ottenuta. Se il tuo comunicato stampa viene usato per scrivere qualche articolo o viene citato sui media, condividi queste storie sui tuoi social per aumentare la visibilità del tuo brand.

Conclusione

Anche se può sembrare uno strumento di altri tempi, scrivere un comunicato stampa può aiutarti ad aumentare la visibilità del tuo brand. Puoi infatti utilizzarlo per cercare di ottenere copertura mediatica per un annuncio o un evento importante. Un comunicato stampa è, però, uno strumento di content marketing a tutti gli effetti. Ottimizzalo, quindi per i motori di ricerca e condividilo sui social network e sul tuo sito, in modo da raccontare una storia senza utilizzare toni promozionali.

Abbiamo visto i principi da utilizzare per redigerlo, oltre alla classica struttura da seguire:

• titolo e sottotitolo
• luogo e data
• primo paragrafo con la sintesi del contenuto
• ulteriori dettagli
• paragrafo finale con storia dell’azienda, contatti e materiale aggiuntivo.

Ricorda sempre che i destinatari dei comunicati stampa sono i giornalisti. Cerca di facilitare quanto più possibile il loro lavoro, concentrando le informazioni importanti all’inizio dell’annuncio e utilizzando un tono “giornalistico”.

Hai mai scritto un comunicato stampa? Quali di questi principi e consigli hai utilizzato e cosa consigli a chi si accinge a scrivere un annuncio di questo tipo per la prima volta?